❓ Wobei können wir helfen?

1. Öffne den Reiter 🏠 Raumplan.
2. Am Handy siehst du zuerst „Heute & Morgen“. Mit ‹ und › blätterst du Tag für Tag weiter – sieben Tage im Voraus.
3. Am großen Bildschirm stehen alle sieben Tage nebeneinander.

Jede Karte zeigt einen Raum, darunter Uhrzeit und Veranstaltung.

Unter der Veranstaltung steht einer von zwei Hinweisen:

• ✓ Jetzt richtbar – der Raum ist frei, du kannst loslegen.
• ⏱ Richtbar ab 14:00 Uhr – vorher ist der Raum noch belegt. Ab dieser Uhrzeit ist er frei.

1. Tippe auf die Karte des Raums. Sie klappt auf.
2. Du siehst die Gegenstände mit Menge, zum Beispiel „2× Stehtisch“. Rechts oben auf der Karte steht, wie viele es sind.

CT heißt: in ChurchTools gebucht. Lokal heißt: nur hier in der App eingetragen.

Etwas eintragen? Siehe 📦 Gegenstände eintragen.

Damit du nicht warten musst, zeigt die App beim Öffnen sofort den Stand vom letzten Mal und holt im Hintergrund den neuen. Solange steht unten „wird aktualisiert …“. Nach ein, zwei Sekunden ist der Plan wieder aktuell.

Steht dort „Ein Teil der Raumdaten konnte nicht geladen werden“, hat ChurchTools nicht alles geliefert. Lade die Seite später noch einmal.

Als FSJler siehst du unter den Räumen eines Tages auch deine 📋 ToDos für diesen Tag. Mit Gesehen ✓ und Erledigt hakst du sie direkt hier ab. Antippen öffnet die Bemerkungen.

1. Tippe im 🏠 Raumplan auf die Karte des Raums.
2. Tippe auf + Item hinzufügen.
3. Tippe unter „Hinzufügen“ auf einen Gegenstand, zum Beispiel den Beamer. Er wird sofort in ChurchTools gebucht – die App meldet „… in CT gebucht ✓“.
4. Zum Schluss Fertig.

1. Schreib im selben Fenster den Namen ins Feld „Gegenstand“ – die App schlägt Bekanntes vor.
2. Trag die Menge ein und tippe auf +.

Der Gegenstand steht dann als Lokal im Plan: nur in dieser App, nicht in ChurchTools.

1. Tippe unter dem Raumplan auf 🔍 Veranstaltung suchen.
2. Wähle das Datum, tippe auf den Termin und dann auf Weiter →.
3. Wähle den Raum und tippe auf Weiter zu Gegenständen →.
4. Trag die Gegenstände ein wie oben.

Klapp die Karte im Raumplan auf und tippe beim Gegenstand auf ×. Ist er in ChurchTools gebucht, löscht die App die Buchung dort mit.

1. Tippe auf + Neues ToDo.
2. Wähle die Kategorie und schreib, was zu tun ist.
3. Trag ein, bis wann es erledigt sein soll. Wenn es nicht vorher drankommen soll, gib unter „Wann erledigen?“ einen Tag an.
4. Wenn du magst: geschätzte Zeit und Bemerkungen. Dann Speichern.

Der farbige Rand links zeigt, wie dringend ein ToDo ist:

• rot heute fällig oder überfällig
• gelb morgen fällig
• blau noch nicht gesehen
• grün erledigt
• grau offen, noch Zeit

Am großen Bildschirm stehen die ToDos in Spalten: ⚠ Überfällig & heute, Nächste 7 Tage, Später, ✓ Erledigt. Mit „Spalten: Fälligkeit | Bereich“ sortierst du stattdessen nach Kategorie.

1. Gelesen? Tippe auf Gesehen ✓ – dann weiß die Person, die es angelegt hat, dass es angekommen ist.
2. Fertig? Tippe auf Erledigt. Das ToDo wird grün und zeigt „Erledigt am … von …“.

Tippe beim erledigten ToDo auf ↺ wieder öffnen und bestätige die Rückfrage. Es steht dann wieder in seiner Spalte. Das kann jede Person.

Tippe auf das ToDo, schreib ins Feld „Bemerkungen“ und tippe auf Speichern.

Tippe beim ToDo auf Löschen. Den Knopf haben alle außer den FSJlern.

1. Tippe auf 🔁 Regelmäßig und dann auf „+ Neue Vorlage anlegen“.
2. Kategorie, Bezeichnung und Häufigkeit wählen: täglich, wöchentlich (mit Wochentagen) oder monatlich (zum Beispiel „am 1. Montag“).
3. Tippe auf Vorlage speichern.

Die App legt die ToDos für heute und morgen an, sobald jemand die ToDo-Liste öffnet. Gibt es eine gleiche Vorlage schon, fragt sie nach.

Mit den Knöpfen über der Liste blendest du aus oder ein: 🔁 Regelmäßige ausblenden ✓ Erledigte ausblenden 📅 Alte einblenden (60 Tage). Normal stehen erledigte ToDos noch zwei Wochen da.

• 📥 Excel lädt die ToDos als Excel-Datei herunter.
• 📤 Import liest eine Excel-Datei im gleichen Aufbau wieder ein.
• 📊 Jahresauswertung: FSJ-Jahr wählen, dann Excel erstellen – alle ToDos des Jahres, ausgewertet nach Bereich, Monat und Person.

1. Öffne den Reiter ⏱ Arbeitszeit.
2. Tippe auf ▶ Jetzt einstempeln.
3. Oben steht jetzt „Eingestempelt seit …“. Deine Zeit läuft.

1. Tippe statt „Jetzt einstempeln“ auf Schon früher angefangen?
2. Trag die Uhrzeit ein, zu der du angefangen hast.
3. Tippe auf Einstempeln.

1. Tippe auf ☕ Pause. Deine Zeit hält an.
2. Weiter geht’s mit ▶ Wieder einstempeln.

Du kannst so oft Pause machen, wie du brauchst. Die Zeit zwischen zwei Abschnitten zählt als Pause.

1. Tippe auf ⬛ Ausstempeln.
2. Hast du abends noch einen Termin (z. B. Jugendkreis)? Dann einfach wieder ▶ Wieder einstempeln und danach ausstempeln.

Dein Tag besteht dann aus mehreren Abschnitten, zum Beispiel „08:00–12:30 · 19:00–21:00“. Gezählt wird alles zusammen.

1. Tippe neben den Stempel-Knöpfen auf ✏️ – oder im Kalender 📅 Dienstplan & Einträge auf den Tag.
2. Wähle Datum, Beginn und Ende. Wenn du magst, schreib kurz den Grund dazu.
3. Tippe auf Einreichen.

Der Nachtrag steht dann als ⏳ Ausstehend im Kalender, bis die VG ihn bestätigt.

1. Tippe im Kalender auf den Tag.
2. Tippe auf ☕ Pause nachtragen, gib Beginn und Ende an und tippe auf Eintragen.

Die Pause muss ganz in einer schon erfassten Zeit liegen. Sie gilt sofort – eine Bestätigung braucht es nicht.

1. Tippe im Kalender auf den Tag.
2. Tippe beim Abschnitt auf 🕒 Korrigieren.
3. Trag die richtige Zeit ein und tippe auf Korrektur senden.

Innerhalb der letzten zwei Tage gilt die Korrektur sofort; die VG bekommt eine Nachricht. Bei älteren Tagen sprich die VG an.

Solange die VG noch nicht entschieden hat: Tag im Kalender antippen – oder 📋 Meine Einträge – und beim Nachtrag auf 🗑 Stornieren.

1. Scroll zum Kalender 📅 Dienstplan & Einträge. Mit ‹ › wechselst du den Monat.
2. Tippe auf einen kommenden Tag, um deinen geplanten Dienst zu sehen.

📅 Geplant Dienst · ⟲ Ausgleichstag frei · 🏖 Urlaub · 🎓 Seminar · 🤒 Krank · grau Wochenende oder Feiertag ohne Dienst

Ändert die VG kurzfristig einen Dienst, erscheint oben ein gelber Kasten „⚠ kurzfristige Dienständerung – bitte bestätigen“. Je Tag hast du drei Möglichkeiten:

• ✓ OK – passt.
• 🕒 Andere Zeit – trag ein, ab und bis wann du kannst, und tippe auf Vorschlag senden. Die VG entscheidet.
• ✕ Ablehnen – wenn du an dem Tag schon etwas vorhast. Schreib kurz den Grund dazu.

Bei mehreren Änderungen geht auch ✓ Alle bestätigen.

1. Tippe auf 🏖 Urlaub beantragen.
2. Wähle 🏖 Urlaub (oder 📋 Sonderurlaub) und gib Von und Bis an.
3. Tippe auf Antrag stellen.

Bis die VG entschieden hat, steht der Urlaub blass mit gestricheltem Rand im Kalender – „(beantragt)“. Genehmigt wird er blau.

Im selben Fenster 🏖 Urlaub beantragen wählst du 🤒 Krankmeldung, gibst Von und Bis an und tippst auf Antrag stellen. Eine Krankmeldung gilt sofort – ohne Genehmigung.

Unter „Meine Abwesenheiten“ steht bei jedem noch nicht entschiedenen Antrag ↩ Zurückziehen.

Die Karte ⏱ Überstunden folgt dem Monat, den der Kalender zeigt:

• Monat bisher und Gesamt bis heute (seit FSJ-Beginn) – was schon feststeht.
• Monat am Ende und Gesamt am Monatsende – wenn du arbeitest wie geplant.
• Plus heißt Überstunden, Minus heißt: Es fehlt Zeit.

Darunter 📅 Monat: Soll, verplante Zeit, was noch offen ist, wie viel Urlaub übrig ist und Krankheitstage. 📊 Jahresübersicht zeigt alle Monate.

Eine rote Zahl an der 🔔 zeigt, wie viele Nachrichten ungelesen sind; dieselbe Zahl steht am Reiter ⏱ Arbeitszeit (2). Tippe auf die Glocke – die Nachrichten klappen auf. Die App schaut jede Minute nach Neuem.

Tippe in der aufgeklappten Liste oben auf Alle gelesen. Die rote Zahl verschwindet.

FSJler zum Beispiel: ein Nachtrag oder Urlaub wurde genehmigt oder abgelehnt, eine kurzfristige Dienständerung wartet auf dich, dein Monatsplan steht, du hast vergessen auszustempeln.

VG zum Beispiel: ein neuer Nachtrag oder Urlaubsantrag, eine Korrektur, ein Gegenvorschlag oder eine Absage zu einem Dienst, ein bestätigter Monatsplan, eine zu kurze Ruhezeit.

Die Ansicht ▦ Übersicht zeigt je FSJler eine Zeile und zwei Wochen als Spalten. Mit ‹ Heute › blätterst du wochenweise.

Dienst Einzelplanung Ausgleich ✓ erfasst ⏳ offen Urlaub Seminar/Fortb. Krank fehlt 🔒 Urlaubssperre 🕒 Vorschlag ⚠ Ruhezeit zu kurz ! braucht Aufmerksamkeit

1. Tippe in der Übersicht auf die Zelle. Das Tagesfenster öffnet sich.
2. Tippe auf 📅 Dienst planen.
3. Wähle die Art – Dienst Ausgleich Urlaub Seminar/Fortbildung – und die Zeiten, dann speichern.

Eine Einzelplanung entfernst du im Tagesfenster mit 🗑.

1. Tippe auf ☐ Mehrere auswählen.
2. Markiere Zellen. Ein Tipp auf den Namen wählt die ganze Zeile, auf das Datum die ganze Spalte.
3. Tippe auf 📅 5 Tage planen, wähle Art und Zeiten und tippe auf Planen.

Vergangene Tage werden übersprungen, vorhandene Einzelplanungen ersetzt.

Tippe auf ⧉ Woche kopieren, wähle „Von Woche“ und „Nach Woche“ (jeweils den Montag) und tippe auf Kopieren. Übernommen werden die Einzelplanungen.

In der Karte des FSJlers auf 📅 Dienste tippen. Dort gibt es 🔁 Vorlagen (der regelmäßige Plan je Wochentag), 📌 Einzeltage und 📅 Vorschau. Die Standardarbeitszeit steht unter ⚙ Einst..

1. Tippe auf 🗓 Monat oder in der Übersicht auf den Namen.
2. Der Planungsstatus zeigt Entwurf → Abgeschlossen und bis wann du frei planen kannst (14 Tage vor Monatsbeginn).
3. Wenn alles passt: ✓ Monat abschließen. Danach brauchen Änderungen die Zustimmung des FSJlers; mit ↻ Erneut veröffentlichen schickst du Änderungen erneut.

Rechtzeitig vor Monatsende erinnert dich ein Hinweis oben auf der Seite.

Schlägt ein FSJler eine andere Zeit vor, steht im Tagesfenster „🕒 Gegenvorschlag des FSJlers“. Tippe auf ✓ Übernehmen oder Nicht übernehmen – dann gilt der Tag als abgelehnt und muss neu geplant werden.

Tippe auf 🔒 Urlaubssperren, gib einen Namen (z. B. „Zirkus“), Von und Bis an und tippe auf + Hinzufügen. An diesen Tagen gilt der normale Dienst; Urlaub kann dann niemand beantragen, krank melden geht weiter.

An der Karte eines FSJlers stehen 3 offen für offene Nachträge und 🏖 1 für Urlaubsanträge. Neues meldet auch die 🔔 Glocke.

1. Tippe in der Karte auf ⏱ Zeiten – oder in der Übersicht auf den Tag.
2. ✓ Tag genehmigen nimmt alle offenen Anträge des Tages an.
3. ✗ Beantragtes ablehnen lehnt sie ab – schreib kurz den Grund dazu.

Gestempelte Zeit zählt ohnehin; genehmigt werden nur Nachträge und ein früherer Beginn von mehr als 30 Minuten.

In der Karte auf 🏖 Urlaub tippen. Bei Anträgen ✓ Genehmigen oder ✗ Ablehnen. Mit + Abwesenheit eintragen trägst du selbst etwas ein – das gilt sofort.

Im Tagesfenster (Tag in der Übersicht oder im Kalender der Karte antippen) gibt es ✏️ Nachtrag eintragen, ☕ Pause eintragen und 🗑 zum Löschen des Tages. Was du einträgst, gilt sofort.

Oder du siehst seine Seite mit 👁 Ansicht als FSJler und bedienst sie wie er. Oben steht dann „Einträge gelten als von der VG genehmigt“; mit ← Zurück kommst du zurück.

In der Karte auf 📄 Zeiten als Tabelle tippen, den Zeitraum wählen (Dieser Monat, Vormonat, FSJ-Jahr bis heute oder Von/Bis) und ⬇ Herunterladen. Die Datei öffnet sich in Excel.

Oben auf der Seite 📜 Protokoll. Dort steht jede Änderung an Arbeitszeiten, Diensten und Abwesenheiten – mit Zeit und Person.

1. Der Admin legt zuerst einen Nutzer mit der Rolle „FSJler“ an (siehe ⚙ Verwaltung).
2. Dann oben + FSJler und den Nutzer auswählen.
3. Unter ⚙ Einst. stehen FSJ-Beginn und -Ende, Soll-Stunden je Woche, Urlaubstage, Standardarbeitszeit und „minderjährig“.

Unter 🗄 Datensicherung auf ⬇ Backup erstellen tippen. Die Datei enthält alle Arbeitszeitdaten.

1. Tippe auf deinen Namen. Steht er nicht da, findest du ihn unter „↓ Weitere Nutzer…“.
2. Gib dein Passwort ein und tippe auf Anmelden.

FSJler und VG landen im Reiter ⏱ Arbeitszeit, alle anderen im 🏠 Raumplan.

Setz beim Anmelden den Haken bei „Angemeldet bleiben“ – dann bleibst du bis zu 30 Tage angemeldet. Ohne Haken meldet die App dich nach 30 Minuten ohne Bedienung ab.

Tippe oben rechts auf ⏏.

„Du wurdest aus Sicherheitsgründen abgemeldet“ erscheint nach 30 Minuten ohne Bedienung, wenn „Angemeldet bleiben“ nicht gesetzt war. Melde dich einfach neu an.

Selbst ändern geht in der App nicht. Frag den Admin – er setzt dir ein neues.

Nach mehreren falschen Versuchen sperrt die App die Anmeldung für eine Weile. Warte dann eine Viertelstunde.

1. Unter 👥 Nutzer auf + Nutzer hinzufügen tippen – oder beim Nutzer auf ✏ Bearbeiten.
2. Name und Passwort eingeben (mindestens 6 Zeichen). Beim Bearbeiten bleibt das Passwort, wenn das Feld leer ist.
3. Rollen anhaken: FSJler (stempelt Arbeitszeit), FSJ-Verwaltung (genehmigt und plant), Admin (diese Seite).
4. Speichern.

Wer nicht mehr dabei ist, bekommt Deaktivieren – seine Daten bleiben erhalten.

• a) Kalender: welche ChurchTools-Kalender berücksichtigt werden.
• b) Ressourcen: welche Räume und Gegenstände aus ChurchTools vorkommen. Die Gegenstände erscheinen beim Eintragen als Knöpfe.

Danach 💾 Einstellungen speichern.

Unter c) Vorschläge für manuelle Eingabe trägst du Gegenstände ein, die beim Tippen vorgeschlagen werden, und tippst auf + Hinzufügen.

Unter d) Raumfarben Farbe und Deckkraft je Raum wählen. Der Farbstreifen erscheint links an der Raumkarte.

Ganz unten auf der Verwaltungsseite stehen Versionsnummer und Datum.

Grau sind Wochenenden und Feiertage, an denen kein Dienst geplant ist, und Tage vor Beginn oder nach Ende deines FSJ. Ein vergangener Werktag ohne Eintrag ist hellgrau mit „+“: Dort kannst du bis zu zwei Tage zurück noch nachtragen.

Nichts Schlimmes: Am nächsten Tag setzt die App deine geplante Dienstzeit ein und schickt dir eine Nachricht. Stimmt die Zeit nicht, tippe im Kalender auf den Tag und auf 🕒 Zeit korrigieren. Mehr dazu

Tippe beim ToDo auf ↺ wieder öffnen und bestätige. Es steht dann wieder in seiner Spalte.

Bei diesem ToDo ist unter „Wann erledigen?“ ein Tag eingetragen, der schon erreicht ist. Ab dann steht es vorne, auch wenn es erst später fällig ist. Die Farbe bleibt, wie sie ist. Mehr dazu

Die App zeigt dir sofort den Stand vom letzten Mal und lädt den neuen im Hintergrund. Nach ein, zwei Sekunden ist alles aktuell.

Zwischen Feierabend und nächstem Arbeitsbeginn sollen mindestens 11 Stunden liegen, unter 18 Jahren 12. Ist es weniger, weist die App darauf hin. Gesperrt wird nichts – ob es in Ordnung geht, klärt ihr miteinander.

Wer mehr als 6 Stunden arbeitet, braucht mindestens 30 Minuten Pause (mehr als 9 Stunden: 45). Hast du weniger gestempelt, füllt die App auf diese Mindestpause auf. Beispiel: 8:30 Stunden da, 10 Minuten Pause gestempelt – gezählt werden 8:00 Stunden, genau wie ganz ohne Pause. Mehr dazu

Selbst nachtragen und korrigieren geht bis zu zwei Tage zurück. Für ältere Tage sprich die VG an – sie kann sie ändern.

In dem Zeitraum ist eine Freizeit oder Aktion, bei der alle dabei sein sollen. Wähl einen anderen Zeitraum oder sprich die VG an. Krank melden geht trotzdem.

Gezählt werden nur Montag bis Freitag ohne Feiertage. Eine Woche Urlaub von Montag bis Sonntag sind also fünf Urlaubstage – oder weniger, wenn ein Feiertag dabei ist.